תמונת מצב

כדי לקבל תמונה ברורה של מצב העסק נצטרך להשתמש בנתונים הבאים:

• רשימת בעלי מניות וכוחם בעסק.
• רשימה מפורטת של נכסי העסק.
• רשימה מפורטת של חובות העסק.
• מחיר קניית העסק.
• דוחות רווח והפסד לפי חודש מתאריך קניית העסק.

בעלי מניות – כל השותפים בעסק, תפקידם בעסק ואחוזי שליטה בעסק.

נכסי העסק – כל האנשים והמוצרים שעוזרים לבעל העסק לקבל כסף. בהתאם לעסק, נתייחס לנכסים בזכות או בחובה.

לדוגמה – עסק בשכירות יהיה בעל נכס "שכירות" בחובה בשווי מחיר השכירות, ובעלות על מקרר תירשם כנכס "מקרר" לזכות העסק בשווי מחיר המקרר.

שכירות, תשלומים ידועים מראש והוראות קבע, מלאי ומכונות עבודה, רשימת עובדים עם משכורות ושעות עבודה, נכסים לא מוחשיים כגון מותג ומאגרי לקוחות.

חובות העסק – הלוואות הרשומות על אחד או יותר מבעלי העסק, או העסק עצמו, כולל כל התנאים.

מחיר קניית העסק – תאריך התחלת השליטה בפועל והמחיר בכסף או בחפצים שהוחלפו תמורת העסק ונכסיו.

דוחות רווח והפסד – בעזרת רו"ח אפשר לקבל דוח מפורט לפי חודשים. המדינה מחייבת את העסק לדווח פעם בשנה את הרווח וההפסד הכולל, אבל התוכנה של הנהלת החשבונות יכולה לפרט יותר לעומק למי וכמה העסק משלם, ומאיפה מגיע הכסף.

הדוחות שקדמו לשליטה הקודמת בעסק רלוונטים רק לתקופת ההתאוששות מהנהלה קודמת, להתמקחות על מחיר קניה, והשוואת ביצועים בין הנהלות.

פרקטיקה

דוח הרווח וההפסד מחולק ל-4 חלקים עיקריים: פירוט התנועה, זכות, חובה, וסיכום. במיון לפי קטגוריות נוכל לראות אם נכנס (זכות) או יצא (חובה) כסף בעסק. אסור להתבלבל, את הדוח קוראים קודם משמאל לימין ורק אז מלמעלה למטה. ועדיף מלמטה למעלה.

למעלה נוכל לראות את הברוטו של העסק, או העוגה בשלמותה. כל רשומה אחרת בדף היא חתיכה מהעוגה, כאשר המטרה העיקרית של כל עסק היא להקטין את חלקי ההוצאות כדי שהחלק החשוב בעוגה – עודפים – יהיה כמה שיותר גדול. יש עסקים שיעדיפו להשתמש בשיטה החלופית שהיא להגדיל את העוגה, ולשם כך צריך יעד סופי מוגדר, תכנית פעולה, אמצעים ונהלים, וזמן וכוח עבודה.

סעיף העודפים הוא הסעיף החשוב ביותר בדוח. בעזרת חשבון פשוט נוכל לדעת כמה יעיל העסק שלנו – אם העסק הכניס בברוטו 1,000,000 וסעיף העודפים מראה 150, נוכל להבין די בקלות ש999850 נדרשו לתפעול העסק, העסק משקיע יותר מידי כסף ולכן לא רווחי.

נוכל לראות איפה יוצא כסף בכל טור החובה ולהצליב עם הפירוט. הקטגוריות העיקריות להוצאות הן תפעול, הנהלה,עובדים ומימון.

תפעול – כמה עלה לייצר את המוצר כולל מע"מ, הוצאות לספקים, בלאי מכונות והקבלות שהגיעו לרו"ח. 

הנהלה – שכירות, ביטוחים, רכבים, משכורות מנהלים, תרומות, קבלות שהגיעו לרו"ח ואינן שייכות לתפעול ישיר של העסק (כיבוד וכו).

עובדים – משכורות, הפרשות למיניהן.

מימון – ריבית על הלוואה, לקיחה או פירעון של הלוואה.

כל אלו בנוסף לסעיף העודפים שווים לרווח ברוטו של החברה.

עודפים – רווח לפני ואחרי מסים. בעסק רגיל נשלם מיסים לפי מדרגת רווח, ולכן באופן חד משמעי מומלץ לעבוד דרך חברה בע"מ שתמיד תשלם עד 30% מס, כרגע 23%.

תהליך ייעול העסק הוא מאוד פשוט – ברגע שיש לנו תמונה ברורה של היחס בין החלקים בעוגה (רווח ברוטו) נוכל לדעת איפה אפשר לשפר את המערכת כדי להקטין את החלקים של ההוצאות, ובכך להגדיל את העודפים.

בהשוואה לחובות העסק, נוכל לדעת כמה מחזורי רווח נטו אנחנו צריכים כדי לא להיות חייבים לאף אחד שום דבר. משמעות החוב לאחרים הוא שלא כל העסק שייך לכם, הבנק מרשה לעצמו להלוות לבעל העסק כסף מהסיבה הפשוטה שהוא יודע שאם הכסף לא יחזור תמיד אפשר לקחת את העסק.

ברגע שניטרלנו את הצורך בהלוואות ויצרנו מכונה שמייצרת לנו רווח נטו בצורה יעילה, נוכל להשקיע את הרווחים חזרה לעסק למחקר, פיתוח וצמיחה או לחלק אותם לבעלי העסק, חשוב לזכור שחלוקת דיבידנדים משמעה תשלום מס נוסף במקרים מסוימים.

חוב לעומת הוצאה

בשפה המקצועית יש הרבה שמות מבלבלים שנועדו להבדיל בין המילים השונות "כדי ליצור סדר בכוונת המשורר". אנחנו לא משוררים, אנחנו רוצים לראות את העסק שלנו בצורה הכלכלית שלו.

חוב משמעו ערך שלא הולך לחזור בקרוב לנותן השירות, והוצאה היא ערך שיוצא בפועל כנגד שירות.
הוצאה יכולה להיות משכורות עובדים (בתמורה לזמן, למקצועיות ולידע שלהם), תשלום לספקים, תשלום ריבית או פרעון הלוואה.

חוב דוחה את מועד ההחלפה בין הערכים – היום תקבל ממני כסף, עוד 5 שנים תחזיר לי אותו. חשוב לזכור שיש חובות שגוררים איתם הוצאות – כמו תשלום חודשי על הלוואה או השכרת מוצרים (החוב הוא המוצר המושכר שיסגר כאשר המוצר יחזור לבעליו, ההוצאה היא מחיר ההשכרה).

כלל אצבע – אם נסגור את העסקה לפני ינואר הקרוב, נקרא לה הוצאה ולא חוב.

שימוש בעודפים

פירעון חובות קודמים – כל עודף שיכול ללכת לפירעון התחייבויות חייב ללכת לשם אלא אם ההתחייבות קיימת כדי לממן אחד מהשימושים האחרים.

מחקר ופיתוח – השקעת הון בפיתוח רעיון (מוצרים או שירותים) שלא קיים עדיין.

הרחבה – הגדלת העסק או הוספה/שיפור של שירותי העסק.

רישות – הקמת עותקים "זהים" לעסק.

השקעות בעסקים זרים – מניות (או בעלות חלקית או מלאה על עסק אחר), אג"ח (הלוואות לעסקים אחרים או למדינה), נדלן.

חסכונות – סגירת כסף בקופה עם תשואה מובטחת, המרה למטבעות שונים.

דיבידנדים -חלוקת עודפים לבעלי מניות, בהנחה ונשאר עודף אחרי כל הדברים שאפשר לעשות עם הכסף. באופן כללי חלוקת דיבידנד תתבצע כאשר אין לעסק פוטנציאל לצמוח, או כדי לייצא הון למינוף אופרציות נפרדות מהעסק.

שימוש בעודפים נקרא בשפה פשוטה תזרים מזומנים. תוכלו ללמוד יותר בכתבה על תפעול תזרים המזומנים.