תזרים המזומנים של העסק בנוי מכמה חלקים עיקריים:

• מקורות הכנסה
• הוצאות קצרות טווח 
• הוצאות ארוכות טווח
• צמיחה

מקורות הכנסה

למה העסק קיים? אילו מוצרים ושירותים העסק נותן בתמורה לערך הכספי שהוא מצפה להרוויח?
פירוט כל העיסוקים מהווה את כלל ההכנסות מהעסק.

לדוגמה – מסעדה יכולה להסתכל על מנה כמקור הכנסה, המנה הנמכרת ביותר היא המוצר שהכי שווה להשקיע בייצור ובקידום שלו. המסעדה יכולה להסתכל על הלקוח כמקור הכנסה – מי קהל היעד של העסק, מי הלקוח הממוצע של העסק עד היום, ועל אילו לקוחות שווה להשקיע את מאמצי הפרסום והקידום שלנו. מסעדה יכולה להסתכל על ספקי לקוחות כמקור הכנסה – פרסום אישי – אתר/רשת חברתית, או על חברה חיצונית כמו וולט, זאפ רסט וכו'.

באותו האופן, בעל העסק מסתכל על כל פעילויות העסק כמקור הכנסה אחד, כי העסק אחראי על האופרציות ובעל העסק אחראי על העסק.

הוצאות

ככלל אצבע, אלו הוצאות שהעסק משלם עליהן לפני סוף השנה הקרובה. מהסתכלות אישית שלי, אם יש ריבית על ההוצאה, אפשר לקרוא להוצאה "ארוכת טווח", כי למבקש הכסף יש אינטרס לא לקבל את הכסף ולא לסגור את העסקה. הריבית על ההוצאה תהיה הוצאה קצרת טווח, כמו תשלום לספקים.

לדוגמה – לספק יש אינטרס לקבל את הכסף כמה שיותר מהר כדי לראות רווחים, לנותן אשראי יש אינטרס לפרוש את החוב לכמה שיותר זמן כדי לממש רווחים מהריבית על התקופה עד השלמת העסקה – החזרת הכסף.

צמיחה

בהנחת פירוט ההכנסות של העסק אל מול פירוט ההוצאות של העסק בשני טורים בטבלה, וחיסור סכום ההוצאות מההכנסות, נוכל לראות כמה רווח נשאר מכלל האופרציות. קיצור דרך – רו"ח עושים את זה באופן רגולטורי והתוכנות שאיתן הם עובדים מבקצות דוחות רווח והפסד לפי פירוט מגוון, חשוב לשאול ולהתייעץ עם רו"ח באופן סדיר.

אם יש רווחים, בשלב זה הם עשויים להציע לעסק לחלק את הרווחים לקופות, ואת הקופות כבר פירטנו מקודם – תפעול, הנהלה, עובדים, מימון, ועודפים.

כאשר נחלק את הרווחים שלנו באופן שהיינו רוצים לראות את חלוקת העוגה בעתיד, באופן בלתי נמנע העסק ישנה את איכות העבודה ומיקוד השירותים.

לדוגמה: 

קופה	עוגה	חלוקת עודפים לפי קופה
תפעול	37.10%	30.00%
הנהלה	8.00%	10.00%
עובדים	32.10%	35.00%
מימון	0.80%	5.00%
עודפים	22.00%	20.00%

בשלב הבא נצרך לדעת מתי הפעולות קורות. כדאי לקבץ תחת תאריך ספציפי את כל המעגל, על מנת לקבוע את קצב פעימת הפעילות. עסקים הנעזרים בשירותי סליקה לרוב יקבלו תזרים מזומנים מסודר בתאריך מסוים. בין אם זה פעם בשבועיים או פעם בחודש, ובין אם זה קורה בפועל או קורה בעתיד הרחוק (של הפעימה הנוכחית) נוכל להפנות כספים למטרות לפי הצורך שאנחנו מאמינים שהעסק יכול לתפעל בו, במקום להיות נתונים לסערה בים העסקים והספקים.

פעימות תשלומים

נוכל להיעזר במשק בית כדי לדמות את המצב בצורה פשוטה – אני מקבל משכורת ב-10 לכל חודש, ולכן ביקשתי מכל מבקשי התשלומים שאני בעסקים איתם לפדות תשלום ב-15 לכל חודש, על מנת לוודא שהכסף באמת נמצא בבנק. כלומר – הפעימה שלי היא כל 15 לחודש, ואני חייב לוודא שבתוך 28-30 ימים יש לי את כל הכסף שהבטחתי להחזיר החודש לחברת האשראי או בעל הדירה.

ביום ה-15 לחודש אני אכתוב את כל ספקי השירות שאני יודע בוודאות שאשלם על שירותיהם – אינטרנט, ביטוחים ,תשלום על הרכב, מים, חשמל, גז, שכירות, קופת חולים וכו'.

אני יודע מרגע אישור העסקה ביני לבין ספק השירות מה מחיר השירות, ובעזרת חיבור כל ההוצאות אוכל לדעת מהו יוקר המחיה שלי – או כמה עולה תפעול העסק שהוא משק הבית שלי.

ההפרש בין ההכנסה לסך ההוצאות הוא הרווח האישי שלי, ובו אני מחליט אם לחסוך אותו, להשקיע, לקנות אוכל, בגדים, או מוצרים ושירותי פנאי.

אחרי שאנחנו יודעים בדיוק כמה כסף הולך לאן, אפשר להחליט לחסוך בהוצאות במקומות מסוימים כדי לתת יותר כסף במקומות האחרים. למשל לגור בשכירות זולה יותר כדי לחסוך כסף במקום לנסות להגדיל את מקור ההכנסה, או לצאת לפחות בילויים ולעדכן את ארון הבגדים פעם בשנה במקום פעם בחודש.

בהסתכלות על העסק נוכל לראות שאם נבחר להשקיע כסף באיכות חומרי הגלם והמכונות למשל – יעלה ערך המוצר, אם נשקיע בהנהלה נקבל עסק אחראי, ואם נשקיע בעובדים נקבל עסק יעיל. לכל מנהל ולכל בעל עסק יש את סדר העדיפויות שהוא לא מודע אליו – המפה שיצרנו בדרך לכאן, וסדר העדיפויות שהוא מודע אליו – אותו רעיון מהפכני שישנה את המציאות, קטן ככל שיהיה.

הנוסחה הפשוטה

בעזרת מיתוס פשוט של תהליך נוכל לראות איך חתירה למטרה יוצרת מציאות:

אדם עובד, העבודה של האדם יצרה את המציאות, המציאות מביאה איתה רעיון חדש, הרעיון החדש מבסס תכנית פעולה, שמובילה לעבודה חדשה ולמעגל חדש.

אדם שמודע למעגל זה יכול להציב את הספינה שלו בנוסחה כדי לכוון אותה לכיוון הכללי של המטרה שלו.

פעילות העסק בבקרת הדרג הביצועי היא שיוצרת את המציאות הקיימת, את העסק עצמו, בעל העסק או היזם אחראים לשנות את כיוון העסק באופן תמידי ולתת להנהלה הכוונה כיצד לתפעל את הדרג הביצועי ליצירת המציאות החדשה.

מציאות חדשה בהכרח יוצרת הזדמנויות חדשות, והזדמנויות חדשות עשויות ליצור מקורות הכנסה חדשים.

מכאן אפשר להסיק שכסף הוא תוצר לוואי של יעילות והקשבה.